Unser Alltag

In unserem Alltag gibt es immer wieder mal „Verschreiber“, die in Erinnerung bleiben und für Erheiterung sorgen. So sind wir froh, wenn wir erfolgreiche Projekte „abharken“ können (auch so ganz ohne Schrebergarten) oder sich der Spruch bewahrheitet, „wer zuerst kommt, malt zuerst“.

Heute hat ein ungewöhnlicher „Friede“ Einzug in unsere Büroräume gefunden: 

Tja, wer kennt ihn nicht, den Thought Leadership Peace? Oft verkannt, ist er doch kriegsentscheidend – in der Unternehmens-Kommunikation, im Imageaufbau, in der Außendarstellung. Wohl dem, der behaupten kann: Der Meinungsführungs-Friede sei mit dir! Und auf einmal ist völlig klar, was auf der Wunschliste (Weihnachten ist nicht mehr weit) steht – natürlich der Welt-Thought-Leadership-Frieden!

Die Altersschrift zum ewigen Frieden sagt es zudem deutlich: für Immanuel Kant „ist Frieden kein natürlicher Zustand zwischen Menschen, er muss deshalb gestiftet und abgesichert werden“. Genau, wir haben es schon immer gewusst! Ein Thought Leadership Peace ist kein natürlicher Zustand, er ist nicht einfach da, er muss entwickelt, in Absprachen mit dem Kunden überarbeitet und vor allem nachhaltig freigegeben und abgesichert sein.

Und noch eine gute Frage zuletzt: Können wir nicht alle ein bisschen Thought Leadership Peace gebrauchen. Im Alltag, in der Kommunikation, beim Harken im Gemüseacker ...?

RITLP. Rest in Thought Leadership Peace.

menuseperator

Aus der fünften Etage hat man einen wunderbaren Ausblick auf Münchens Dächer und Himmel. An besonders klaren Tagen können wir sogar die Alpen erahnen. Doch das Grün ist etwas rar: die höchsten Bäume ragen gerade so bis an unser Fenster heran. Glücklicherweise grünt es jetzt von innen, denn seit ein paar Wochen können wir einen kleinen Büro-Dschungel unser Eigen nennen. 

Bogenhanf (Sanseveria), Glücksfeder (Zamioculca) und der Klassiker Ficus verschönern jetzt unsere Agenturräume. Doch diese Alleskönner sind mehr als dekorativer Raumschmuck, Stichwort Raumklima. Im Winter sorgen sie dafür, dass die Heizungsluft nicht zu trocken wird, und reichern diese spürbar mit Feuchtigkeit an. In vielen Büroräumen sinkt in der kalten Jahreszeit die Luftfeuchtigkeit auf niedrige 30 Prozent, wobei sie eigentlich bei 50 Prozent liegen sollte. Pflanzen sorgen also für ein angenehmes Raumklima für alle Mitarbeiter. 

Zudem steigern Pflanzen den Sauerstoffgehalt in der Luft, filtern Schadstoffe sowie Bakterien, Sporen und Staub heraus und regulieren Temperaturschwankungen. Auch sollen sich Pflanzen direkt positiv auf die Psyche der umsitzenden Mitarbeiter auswirken. 

Die Blätter sind übrigens praktische Geräuschdämmer in Großraumbüros, da sie viele Hintergrundgeräusche absorbieren. Wir sind also sehr zufrieden mit unseren grünen Kollegen.

menuseperator

Unser Beruf bringt es mit sich, dass wir viel telefonieren. Manchmal führen wir spontane Telefonate aber natürlich gehören auch fest vereinbarte Telefontermine zum Alltag. Gibt es hier eigentlich eine Art Karenzzeit, eine Art Zeitvakuum, das man für Verspätungen einplanen kann, darf, soll oder gar muss?

Wir wurden zu einem Telefontermin eingeladen, es nahmen drei Parteien mit insgesamt fünf Personen teil. Dank der modernen Kommunikationsmöglichkeiten wurde der Termin über den Kalender verschickt und alle Beteiligten bestätigten diesen. 15 Minuten vor dem eigentlichen Termin erfolgte eine Terminerinnerung.

Vier Teilnehmer wählten sich überpünktlich (kurz vor dem vereinbarten Termin) ein und warteten und warteten, denn der Hauptsprecher des Telefonats hatte sich noch nicht eingewählt. Die Zeit wurde von den bereits teilnehmenden Parteien zwar bestmöglich genutzt, aber dennoch harrten natürlich alle aus. Geschlagene 17 Minuten dauerte dieser Zustand, bis sich dann auch schließlich der Fünfte im Bund einwählte. Ohne ein Wort der Entschuldigung, lediglich mit der Erklärung: "Ich habe es nicht eher geschafft, ich hatte ein paar Probleme“, startete das Telefonat.

Keine Frage: Pannen passieren und es gibt immer Gründe für Unpünktlichkeit. Niemand kann sich davon freimachen. Aber in einem solchen Fall gibt es allgemeingültige Verhaltensweisen:

  1. Informieren Sie die wartenden Parteien. Dank moderner Kommunikationsmittel gibt es hier vielfältige Möglichkeiten.
     
  2. Entschuldigen Sie sich und erklären Sie den Sachverhalt, so beziehen Sie die Betroffenen ein und schmälern den entstandenen Schaden.

Sich in einem beruflichen Telefonat geschlagene 17 Minuten zu verspäten, mit dem Wissen, vier Parteien warten zu lassen, der inhaltliche Leiter des Gesprächs zu sein und es dabei nicht für nötig zu befinden, die anderen Gesprächsteilnehmer über die Verspätung zu informieren, das ist schon eine Leistung. Dann aber das Telefonat zu starten, als wäre nichts gewesen, das ist definitiv mein unangefochtener Sieger des schlechten Benehmens.

Weitere Informationen zum Thema (Un-)Pünktlichkeit finden sich hier: 

http://blog.jobrocker.com/wie-unpuenktlich-ist-noch-hoeflich

http://karrierebibel.de/puenktlichkeit-unpuenktlichkeit

menuseperator

Das mit der Kommunikation ist so eine Sache.

Wer sich nicht klar und deutlich ausdrückt, wird schnell missverstanden. Zu direktes Feedback führt zu Verstimmungen, und was es mit dem Subtext auf sich hat, wissen wir seit dem Beitrag meiner Kollegin „Sehr geehrter Ansprechpartner“. Und dann kommt noch erschwerend das Problem mit der Fachsprache dazu. So passiert es, dass fest definierte Begriffe für völlig andere Bedeutungen verwendet werden.

Anknüpfungspunkte für Missverständnisse gibt es genügend:  Zwischen Kollegen, Redakteuren oder dem Kunden. Umso wichtiger ist es, fachspezifisch präzise zu antworten und die richtigen Termini zu verwenden. Das ist leider nicht immer der Fall.

Beispiel Nummer eins: Der tägliche Wahnsinn – Fachspezifische Abkürzungen

In Unternehmen werden für die schnelle und einfache Kommunikation gern interne Abkürzungen verwendet. Das hat Vorteile, birgt aber auch Risiken: Es entsteht ein Wirrwarr aus Kürzeln, durch das keiner mehr durchblickt. Gerade als Externer ist dies schwer nachzuvollziehen. Kommunikationsprobleme sind vorprogrammiert: Oder wissen Sie auf Anhieb was diese Buchstaben bedeuten? BTA, GTIR, CM, GDPR, RVR, ...

Beispiel Nummer zwei: Briefing und Interview ist nicht das Gleiche

Wenn ein Kunde sich meldet und erzählt, dass er von einem Medium nach einem Interview gefragt wurde, ist das grundsätzlich etwas Schönes. Einige Zeit und Verwirrung später stellte sich die Situation dann aber ganz anders dar: Ich sollte einen Briefingtermin mit einem Kunden des Kunden organisieren, um eine gemeinsame Case Study zu schreiben, die dann später veröffentlicht werden soll. Genau! Ein gemeinsames Briefing ist etwas anderes als ein Interview mit einem Medium.

Beispiel Nummer drei: Freigaben

Freigabe-Prozesse mit unseren Kunden sind dafür da, um jegliche Form von Texten wie Artikel, Kommentare oder Pressemitteilungen abzustimmen und zu finalisieren, bevor diese an die Presse herausgegeben werden. So wird sichergestellt, dass nichts das Haus verlässt, dass der Kunde nicht auch zuvor gesehen und bestätigt hat. Andersrum funktioniert es leider nicht. Es ist nicht möglich, mit einem Artikel an eine Zeitschrift heranzutreten, ihn anzubieten und zu platzieren, um den Redakteur dann zu vertrösten, dass wir den Text so in der Form ja nicht veröffentlichen können, weil er nicht freigegeben ist. Auch wenn ich verstehe, dass Kunden die Meinung von Redakteuren schätzen, manche Abläufe, insbesondere bei Freigaben, können und dürfen nicht abgeändert werden.

Beispiel Nummer vier: Input ist nicht zwingend ein Artikel

Aber auch zwischen Redakteuren und uns verläuft die Kommunikation nicht immer reibungslos. Wir haben einen Schwerpunkt bei einem Magazin erfolgreich gepitcht und der zuständige Redakteur wollte zu einem spezifischen Thema gern einen Beitrag machen. (Die Betonung liegt darauf, dass er einen Beitrag erstellen wollte.) Hierzu forderte er Input von uns zum Kunden an. Wir haben ihm hierfür bereits erstellte Artikel und veröffentlichte Pressemitteilungen zur Verfügung gestellt und ebenfalls angeboten, seine möglichen Fragen schriftlich oder telefonisch zusätzlich zu beantworten. Darauf antwortete er in einer Mail, dass er jetzt irritiert sei, da er davon ausging, dass wir zusammen mit dem Kunden den Artikel erstellen.

Fazit: Ein Artikel kann zwar Input für einen anderen Artikel sein, Input ist aber nicht zwingend ein Artikel.

An diesen Beispielen wird ersichtlich, wie schnell Kommunikation einen in die Irre führen kann, wenn die Kommunikationspartner über unterschiedliches Fachwissen verfügen. Das führt ab und an zu einem schönen Lacher, aber manchmal erschwert es die Arbeit und sorgt für unnötige Mails und Telefonate.

menuseperator

1. Inhalte

Gerade bei Pressegesprächen sollten Botschaften und Sachverhalte klar, eindeutig und verständlich vermittelt werden. Bringen Sie Beispiele und vor allem, folgen Sie einem roten Faden.

Kann Ihnen Ihr Gesprächspartner folgen? Ansonsten holen Sie ihn ab. Es geht nicht darum, alle Botschaften, die Sie vermitteln wollen, abzuarbeiten. Der Standpunkt eines Unternehmens, die eigene Sicht der Dinge – das ist es, was den Journalisten interessiert. Gerne angereichert durch persönliche Anekdoten und Erlebnisse. Versuchen Sie keine Marketing-Inhalte zu vermitteln oder Dinge zu „verkaufen“ – ansonsten wird es wahrscheinlich für längere Zeit das letzte Pressegespräch mit diesem Journalisten gewesen sein.

2. Körpersprache

Bringen Sie Ihre Körpersprache und die Inhalte in Einklang. Achten Sie auf eine aufrechte, offene Körperhaltung. Verschränkte Arme wirken abweisend und können ein Gespräch im Keim ersticken. Um das Gespräch lebendig zu gestalten, dürfen auch gerne die Hände eingesetzt werden. Maßvoll versteht sich. Achten Sie darauf, dass Sie nicht mit erhobenem Zeigefinger sprechen, das wirkt abschreckend.

3. Mimik

Ein positiver, freundlicher Gesichtsausdruck lädt zum Zuhören ein. Wirken Sie auf keinen Fall arrogant oder abweisend. Halten Sie während des Gesprächs Blickkontakt, so weiß Ihr Zuhörer, dass Sie voll und ganz bei der Sache sind.

4. Stimme

Versuchen Sie keine auswendig gelernten Inhalte wiederzugeben, das wirkt oft langweilig und einschläfernd. Leben Sie das, was Sie erzählen. Vermitteln Sie Ihre Energie mit Ihrer Stimme.

5. Kleidung

Hier gelten die Regeln wie bei einem Business-Meeting: Mit einem Anzug macht man alles richtig. Auch ein Blick auf das Schuhwerk verrät so einiges über den Träger. Hier müssen es nicht die teuren Designerschuhe sein, aber es sollte darauf geachtet werden, dass der Absatz nicht abgelaufen ist und die Schuhe geputzt sind.

Da ich es auch schon ganz anders erlebt habe, möchte ich noch ganz kurz auf das Begrüßungsritual (oder Verabschiedungsritual) eingehen: den Händedruck. Mit dem falschen Händedruck kann ein Gespräch vorbei sein, bevor es richtig angefangen hat; meine Lieblingsvarianten sind diese hier:

  • Toter-Fisch-Händedruck
  • Wackelpudding-Händedruck
  • Kneifzangen-Händedruck

Natürlich gibt es hier auch Zwischenstufen, die erspare ich uns aber. Ein fester, kurzer Händedruck ist der perfekte Start zu einem Gespräch (und auch ein perfekter Abschluss). Und bitte: Schauen Sie die Person, die Sie gerade begrüßen, an. Freundlich und offen.

menuseperator

Unser Ziel sind glückliche Kunden, und wir arbeiten hart dafür.

Viele Kunden honorieren unser Engagement und schreiben uns ab und zu nette Worte. Ein paar habe ich in den letzten Tagen gesammelt:

 Ihre Texte sind eine WUCHT!

Seit rund einem Jahr arbeiten wir mit dem Team von PR-COM zusammen, und ich bin immer wieder begeistert. Neben einem sehr hohen Qualitätsniveau der Texte überzeugt uns die Agentur durch hohe Professionalität und Zuverlässigkeit. So muss gute Pressearbeit sein.

I wanted to say thank you very much for the WONDERFUL work that you did. This is awesome! It is a real pleasure 'rocking’ with you guys! Keep the music playing.

Keep being so amazing.

Das ist wirklich motivierend und macht unseren Alltag noch ein bisschen schöner.

Sonstige Kundenquotes gibt es übrigens auch hier auf unserer Referenzenseite.

menuseperator

Referenzkunden sind das A und O für jedes Unternehmen, denn wie sonst sollte man beweisen, dass die eigene Lösung oder das Produkt auch tatsächlich das hält, was in Pressemitteilungen und Marketing-Kampagnen versprochen wird.

Ich habe kaum ein Interview in den letzten Jahren erlebt, in dem nicht nach einem Referenzkunden gefragt wurde. Besonders beliebt sind Referenzen natürlich für neue Produkte und Technologien. Leider halten sich Unternehmen dazu in Gesprächen oft bedeckt beziehungsweise sind vage, während sie in Pressemitteilungen hingegen sehr auskunftsfreudig scheinen.

Und genau hier kommen wir zu einem Paradox, das mir immer wieder begegnet: Während in Interviews Referenzkunden ein großes Thema für Journalisten sind, werden Pressemitteilungen über eben diese kaum beachtet. Deutsche Medien scheinen dann selbst von großen, weltweit bekannten Unternehmen wie British Airways noch nie etwas gehört zu haben, von kleineren Unternehmen ganz zu schweigen.

Woher also kommt die Diskrepanz zwischen Nachfrage und Angebot in diesem Fall? Natürlich werden individuelle Geschichten statt Pressemitteilungs-Massenware bevorzugt, aber immerhin sind Kundenmeldungen doch schon mal ein guter Anfang, oder nicht? Denn vielleicht verbergen sich ja gerade hinter den kleinen Referenzunternehmen die wirklich spannenden und innovativen Geschichten.

menuseperator

Wir sind nunmehr seit fast einem halben Jahr umgezogen, und immer noch fasziniert uns der Ausblick aus der fünften Etage auf den Sendlinger-Tor-Platz, den Olympiaturm (hier leider nicht zu sehen) und die Frauenkirche, vor allem bei so einer schönen Abendsonnne. Lädt zum Kontemplieren ein; und das tun wir ab und zu auch inmitten unseres hektischen Alltags. Danach sind die Batterien wieder ein bisschen voller, und es kann weitergehen.

menuseperator

Als Mitarbeiter in einer Kommunikationsagentur machen wir in unserem Job vor allem eins: kommunizieren. Und das tun wir überwiegend digital. Geschichten aus Zeiten, in denen Pressemitteilungen per Post verschickt wurden, können in unserer Agentur nur noch wenige erzählen. Der zentrale Vorteil digitaler Kommunikation liegt auf der Hand: Effizienz. Aber manchmal müssen wir angesichts der Gepflogenheiten in der digitalen Kommunikation einfach nur den Kopf schütteln.  

Ein Beispiel: die tägliche E-Mail-Schreiberei. Mal ehrlich: Wie oft haben wir schon eine E-Mail formuliert, nur um sie dann doch wieder zu löschen? Wie oft haben wir einen Kollegen gebeten, eine erhaltene E-Mail ebenfalls zu lesen, nur um sich anschließend über den implizierten Subtext austauschen zu können (ja, ja, da haben sich die Vorlesungen zu Textanalysen und Gedichtinterpretationen nämlich doch noch gelohnt)?

Während man die tägliche Knobelei, was jetzt genau mit dem Inhalt einer E-Mail gemeint sein könnte, noch als Denksport verbuchen kann, ist der Verlust der Umgangsformen ein weit größeres Ärgernis. Denn in der neuen Kommunikationslogik werden Anreden und Abbinder häufig vernachlässigt. Klar, wenn die zwölfte Ein-Satz-E-Mail geschrieben ist, fehlt die Geduld für langes Vorgeplänkel. Von einem Mindestmaß an Umgangsformen sollte man allerdings dennoch ausgehen können – nicht ohne Grund wurde uns schon in unserer Kindheit der heiß begehrte Keks mit einem langgezogenen „Wie heißt das Zauberwort?“ verwehrt.  

Ein weiterer Nebeneffekt der Digitalisierung unserer Kommunikation begegnet uns durch den inflationären Einsatz von Emojis im täglichen E-Mail-Verkehr. Ja, manchmal hat man Grund zur Freude und wie sollten wir unsere Gefühle in einem emotionslosen Tool wie einer E-Mail sonst darstellen? Trotzdem sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass Smileys insbesondere im professionellen Kontext häufig fehl am Platz sind. Spätestens in journalistischen Texten haben sie schlicht nichts mehr zu suchen.

Digitalisierung hin oder her: Vielleicht ist es an der Zeit, doch mal wieder zum guten alten Telefonhörer zu greifen. Am besten mit Schnur.

menuseperator

Im Berufsleben eines PR-Beraters gibt es viele schöne und spannende Aspekte. Die Themenvielfalt bei den Kunden zum Beispiel oder auch die abwechslungsreichen Aufgaben. Es gibt aber auch Momente (gaaaaanz wenige freilich, aber es gibt sie), in denen der PR-Berater sich all seiner inneren Ruhe und Gelassenheit bedienen muss, um nicht durchzudrehen.

Das Paradebeispiel hierfür ist der Freigabeprozess. Zugegeben, in den meisten Fällen läuft das rund: Text geht zum Kunden – Kunde gibt Feedback – Text wird angepasst – fertig.

Aber ab und an gewinnt der Freigabeprozess eine Eigendynamik, über die man nur noch staunen kann. Vor allem dann, wenn sich der Kreis derer, die einen Text oder eine Kampagnenidee prüfen und freigeben sollen, fast wie von Zauberhand vergrößert. Und plötzlich steht man da und von drei, vier Seiten prasseln Korrekturvorschläge und neue, teils äußerst merkwürdige Anregungen auf einen ein.

Die Agentur Havas hat mal anschaulich demonstriert, wie solch eine eigendynamisierte Freigabeschleife aussehen kann. Passend zur Jahreszeit wurde die Weihnachtsgeschichte als Beispiel ausgewählt und mit fiktiven Kundenkommentaren versehen. Um die Anmerkungen zu sehen, muss man nur mit der Maus über die hervorgehobenen Textpassagen gehen. Ich wünsche eine besinnliche Lektüre: www.christmas-corrected.de

menuseperator

Seiten

Unser Alltag abonnieren